ビジネスフォンの知識

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留守番電話機能カテゴリ:ビジネスフォンの便利機能

留守番電話は不在時に着信した電話へ応答メッセージを流し、伝言を預かることのできる機能です。
業務用の留守番電話は録音時間が長く、応答メッセージの登録件数なども家庭用と比べると多く扱うことができます。

またメッセージ録音以外に、音声ガイダンスのみ(録音なし)としても利用できます。

ほとんどのビジネスフォンは留守番電話機能を搭載しています

留守番電話に関連した機能として以下が挙げられます。

【留守電メッセージ設定】
留守番指定電話機に対してメッセージの録音、確認、消去などができます。
この機能はご家庭の電話機や携帯電話などでほとんどの方が使用したことがあるのではないでしょうか?

【留守番時間設定】
留守番モードで、着信してから留守番応答までの時間を設定できる機能です。
短く設定すると受話器を取る前にメッセージが流れてしまいますがもちろん取り 消して電話を受けることが出来ます。また、あまり長く設定するとメッセージが流れる前に電話を切られてしまう可能性が高くなりますので注意が必要です。適度な時間設定が必要です。

他にも、留守番機能の日時設定ができる“ウィークリー留守番機能”や、通話中外線から電話が入った場合、保留音を流す前にお待たせメッセージを流して 丁寧な印象を与えることができる“お待たせメッセージ機能”、グループ毎に留守番モードの有無を設定可能な“グループ識別着信留守番機能”などもビジネスホンに搭載されている基本的な着信関連機能です。

ビジネスフォン留守番電話の特徴

携帯電話や家庭電話ではおなじみのこの機能ですが、ビジネスホンでは少し使い方や意味合いが異ります。

というのも、ビジネスホンの場合、1つの電話機の中に複数の電話番号が存在するため、番号ごとに「この番号はこの時間から留守ON」「この番号は○曜日は留守ON」といった細かい設定が出来るようになっているのです。

例えば、土日などに

  • 事務用の番号は留守
  • 営業用の番号は着信
  • 資材部の番号は転送

といった使い方も可能です。

留守番電話機能を使って便利なオフィス環境が構築できます

長期連休の際も、非常に細かい設定が出来るようになっています。

メーカーによっては録音時間が15分しかない、メッセージを番号ごとに分けたい場合はビジネスフォンを2台使わないといけない、遠隔で操作をしたり特殊な設定をする場合はビジネスフォンの主装置の基盤が必要など、機能によって異なることもあります。

また、録音されたメッセージの再生や消去がボタン1つでできる機種もあれば、色々と操作をしないといけない機種もあります。

操作方法は、メーカーや機種によって異なりますので、留守番電話をどのように使いたいかを必ず購入される会社に相談した上で、活用法に対応できる商品を購入するようにしましょう。

せっかく電話をかけて来て方にきちんとした対応が出来ればリピート率アップにも繋がります。これらの機能をうまく活用してください!

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