ビジネスフォンの便利機能

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ボイスメールカテゴリ:ビジネスフォンの便利機能

電話の取り次ぎはビジネスの基本ですが、忙しい現場では、伝言ミスによるトラブルが発生する可能性もあります。そんな時に便利なのが、会話をそのまま録音できる「ボイスメール」機能です。

ボイスメール機能は、ビジネスホンのオプションユニットである音声メールユニットを追加することで、通話の録音や、留守番電話の録音を、「メールボックス」という単位で管理することが出来るようになります。

またその際、メールボックスは、内線番号別、外線番号別にも設定できます。

ボイスメール機能でできること

通話の録音

かかってきた通話を、録音できます(自動、手動設定可能)。
また、夜間や休日などの不在時には、留守番電話メッセージによる応答と伝言の録音も可能となります。

録音の音声メールボックスへの転送

録音した通話は、音声のまま、別の人のメールボックスに転送できます。

従来であれば、紙のメモに通話内容を書き取り、担当者の机の上まで置きに行く必要がありました。
しかしボイスメールでは通話をそのまま転送することで、その手間が省けます。

また、伝言を受ける側も、自席の電話で通話のやりとりをそのままそのまま聞くことができるので、細かいニュアンスまではっきりと伝わります。

リモート利用

メールボックスに録音された通話を、外出先から聞いたり、指定した携帯電話やPHSに転送することが可能で、早く内容を確認したい時はとても便利です。

お待たせメッセージ

他の電話に出ている場合など、一時的に応答ができない場合、自動的にお待たせメッセージを送出することで、「営業時間内に電話をかけたのに応答がなかった」といったトラブルを防ぎ、お客様への対応を向上します。

またボイスメールを使用することで、業務効率が向上するだけではなく、伝言メモのコストを削減できるなど経費削減効果も期待できます。

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