複合機・コピー機の便利機能徹底ガイド

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データの送受信等ネットワーク系の便利機能カテゴリ:複合機の便利機能

データ管理やネットワーク関係の便利機能 123

宛先確認機能

宛先確認機能とはファクス送信を行う際「白黒スタート」キーを押した時に宛先確認メッセージが表示される複合機のFAX機能です。 特に重要な書類や急ぎの書類をFAX送信する場合などにおいて、誤送信を抑止します(どんな状況であろうとも誤送信自体は避けたいことですが)。 表示されるメッセージは宛先の指定方法によって異なります。

例えばワンタッチキーで宛先を指定した場合は、スタートボタンを押した際、宛先が再度表示され、確認後「OK」を押さないと送信されません。 数字キーで宛先を指定した場合は、宛先を2回入力し、回とも同じ番号を入力しない限り送信されません。また、送信時に再確認できるので誤送信を抑止できます。

共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン

共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャンとは複合機で読み込んだスキャンデータを、各ローカルのパソコンではなく、共有のハードディスクや、共有されているフォルダに直接取り込める機能です。 スキャニングしたデータは複合機でファイル名を付けることもでき、ネットワーク上の自分のパソコンの指定したフォルダはもちろん、共有フォルダに保存することもできますので、手軽に情報の共有化が図れます。

これにより、データを全員で共有する際などに、紙で配ったり、全員にメールで送る必要がなくなり、大幅に作業の効率化を図ることが可能となりました。 この共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン機能は、社内や部内で情報の共有化を進めたい時だけでは無く、他にも古い資料や書類を電子化して管理したい時などにも便利です。

見てから保存(画像確認機能)

「見てから保存」(画像確認機能)とは、一度スキャンを取った画像を複合機のモニター上で確認し、ワンクッションおいてからパソコン上に取り込むといった機能です。 この機能により、スキャンを取るときに「裏面をスキャンしてしまった・・」とか「大事なデータをスキャンしたつもりが…」といったスキャン時によくありがちな失敗をなくせて、作業の効率化が図れます。

黒文字重視PDF

黒文字重視PDF機能は、スキャンしたPDFの文字を見やすくしたい場合に使用する機能です。 SHARPのコピー機特有の機能で、MX-6540FNなどMXシリーズの機種で利用可能です。 黒文字以外は高圧縮でスキャンし、ファイサイズを縮小するので文字が見やすい読み取りが出来るようになります。新聞や雑誌などをスキャンしてPDFにする際、文字の視認性が高くなるので見やすくなります。

受信データの画像確認/見てから送信機能

従来、FAXが送信されてきても、印刷してみなければその内容を確認することが出来ませんでした。その為、不要な迷惑FAXが送られてて来ても、気づかずに印刷することになり、紙の無駄が発生していしまいます。また、カウンター保守に入っていると紙を1枚プリントすると保守料金が発生してしまい、経費の増加につながります。 このような場合に便利なのが「受信データの画像確認/見てから送信」機能です。 「受信データの画像確認」は、受信したFAXの内容を操作パネルの液晶画面で確認してからプリントアウトすることができる機能です。 拡大表示も可能ですので、細かな部分まで確認でき、必要な ものだけをプリントアウト、不要な迷惑FAXなどはプリントアウトせずにデータを削除できますので、用紙の節約につながります。 一方、「見てから送信」は、FAX送信前に、読み込んだ原稿内容を液晶画面で確認できる機能で、原稿の表裏を間違えるなどの送信ミスを低減できます。 これらは複合機の中でも比較的に新しい機能で、まだ一部の機種にしか搭載されていません。しかし、不要なプリントアウトを削減し、コストや用紙の節約が出来るので是非とも欲しい機能の1つです。 今後、複合機の購入をご検討の際はこの「受信データの画像確認/見てから送信機能」の搭載の有無を確認してみてはいかがでしょうか!!

受信データの時刻指定出力

受信データの時刻指定出力とは指定した時刻に受信データのプリントを開始することができる機能です。 例えば、昼間に受信したデータを20:00にプリントするように設定しておけば、20:00になると自動的に印刷を開始します。 枚数が多い場合やプリントを急がない場合は、昼間の込み合う時間を避けてプリントすることが出来、業務の効率化が図れます。 なお、プリントしたデータは、メモリーから自動的に削除します。指定した時刻に電源オフの場合は、電源がオンされた時点でプリントを開始します。

同時にファイリング

ファイリング機能とは、データを複合機のハードディスクに保存する機能のことです。 同時にファイリング」機能とは、コピーやプリント、FAX送信など他のモードを使いながら、同時に本体ハードディスクや外部メモリーデバイスに元原稿をデータとしてファイリングできる機能です。 例えば、紙文書をコピーする際に同時にデジタルデータにもできるので別途、データ保存する作業の手間を省くことができ、作業の効率化につながります。 「同時にファイリング」を含めたファイリング機能は特にシャープが力を入れている分野であり、他のメーカーの複合機には搭載されていない可能性があります(なおシャープ製の複合機でも標準装備という訳ではない)。 ファイリング機能が欲しい場合は、購入の前にその有無を確認する必要があります。

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